Es el documento que soporta las transacciones que realizan las empresas con respecto al tradicional desprendible de pago de nómina para los empleados, el cual, a partir de las fechas establecidas por la DIAN, se debe reportar mensualmente por medio de un comprobante electrónico en archivo XML con el objetivo que estos pagos sean soportes válidos de costos y deducciones del impuesto sobre la renta.
Igualmente permite que todos los empleados tengan conocimiento de los devengos y deducciones reportados por la empresa ante la DIAN y otras entidades de vigilancia y control.
Igualmente permite que todos los empleados tengan conocimiento de los devengos y deducciones reportados por la empresa ante la DIAN y otras entidades de vigilancia y control.
Parágrafo 6º del artículo 616-1
del Estatuto Tributario
Artículo 1.6.1.4.27 del DUR
Decreto 1625 de 2016
Resolución 0042
del 5 de Mayo de 2020
Resolución 0013
de Febrero 11 de 2021
Es el mismo desprendible de pago de nómina en donde se incluyen los valores devengados, los valores deducidos y el valor neto a pagar al empleado o pensionado.
Es el documento por medio del cual se realizan ajustes, correcciones y modificaciones al documento soporte de pago de nómina electrónica.
De acuerdo al anexo técnico de la DIAN, el documento de Nómina Electrónica que se transfiere, debe contener la siguiente información:
Denominación de nombre “documento soporte de pago de nómina electrónica”.
Nombres y apellidos o razón social del empleador.
Documento de identificación del empleador.
Nombres, apellidos e identificación del empleado al cual se le realiza el pago o abono.
El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica CUNE.
El número consecutivo de control interno, implementado por el empleador.
Los conceptos devengados y deducidos por el empleado con su correspondiente valor.
El valor total pagado al empleado.
El medio de pago.
Fecha y hora de generación.
La firma electrónica que garantizará la autenticidad, integridad y no repudio del documento.
Nombres y apellidos o razón social y NIT del fabricante del software y proveedor de soluciones tecnológicas.
(Personas Naturales y Jurídicas) que realizan pagos derivados de una vinculación laboral legal y reglamentaria y por pagos a pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar y deducir dichos conceptos en la declaración del impuesto sobre la renta y complementarios.
El registro en el servicio informático de la DIAN para habilitarse en la Nómina Electrónica inicia el 01 de agosto de 2021 y las fechas para la generación y transmisión de los documentos varían de acuerdo con la cantidad de empleados de las empresas y otros aspectos, para tal fin la DIAN estableció 3 calendarios para la implementación de la Nómina Electrónica:
| Grupo | Fecha de inicio habilitación en DIAN | Fecha máxima para iniciar con la generación y transmisión de los documentos | Intervalo en relación con el número de empleados desdehasta |
|
|---|---|---|---|---|
| 1 | 01/08/2021 | 01/09/2021 | Más de 250 | |
| 2 | 01/08/2021 | 01/10/2021 | 101 | 250 |
| 3 | 01/08/2021 | 01/11/2021 | 11 | 100 |
| 4 | 01/08/2021 | 01/12/2021 | 1 | 10 |
Sujetos: Las personas Naturales y Jurídicas que se consideren como nuevos responsables de emitir documentos soportes de pago de nómina electrónica. Por ejemplo empresas nuevas creadas luego de las fechas establecidas en el calendario 1.
Fecha máxima para iniciar transmisión: 2 (Dos) meses luego de la realización de los primeros pagos de nómina.
Inicio fecha de habilitación: Marzo 31 de 2022
Fecha máxima para iniciar transmisión: Mayo 31 de 2022
Los obligados a generar la Nómina Electrónica tendrán plazo para transmitir a la Dian el documento Soporte de pago de nómina electrónica y las Notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica (Si las hubiere), dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente a la realización del pago a los empleados.
Todos los pagos que su empresa realice por concepto de personal podrán ser soportados ante la DIAN mediante la transmisión del documento soporte de pago de la nómina electrónica.
La documentación generada en el proceso de la nómina puede ser manejada digitalmente permitiendo ahorrar en gastos como la compra de papel, tóner, carpetas, archivadores etc.
La transmisión del documento soporte de pago de la nómina electrónica a la Dian genera de forma automática la representación gráfica del mencionado documento para ser enviado automáticamente a los empleados de la empresa.
La representación gráfica del documento soporte de pago de la nómina electrónica se convertirá en el soporte para los empleados obligados a presentar el impuesto de renta y complementarios.
En donde se establece que “El sistema de facturación electrónica es aplicable a las operaciones de compra y venta de bienes y de servicios, las operaciones de nómina, las exportaciones, importaciones, los pagos a favor de no responsables del Impuesto sobre las Ventas -IVA.”
Para efectos de lo indicado en el parágrafo transitorio 1 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario respecto del porcentaje máximo que podrá soportarse sin factura electrónica, para la procedencia de impuestos descontables, de costos o gastos deducibles, se tendrán en cuenta:
| Año | Porcentaje máximo que podrá soportarse sin factura electrónica |
|---|---|
| 2020 | 30% |
| 2021 | 20% |
| 2022 | 10% |
Numeral 5 de este artículo: Los demás documentos de los costos, deducciones e impuestos descontables en la adquisición de bienes y servicios, de los cuales no se exija la factura de venta y/o el documento equivalente.
En donde se establece en el Artículo 90 que “Conforme a lo establecido en el parágrafo 6 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, el numeral 13 del artículo 1.6.1.4.6. y los incisos 2, 3 y 4 del artículo 1.6.1.4.27. del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, las operaciones a implementar en el sistema de facturación electrónica corresponden a: (…) 5. Pagos por rentas de trabajo, incluyendo los aportes parafiscales, de seguridad social y demás erogaciones relacionados con la nómina.
En esta Resolución se establecen los parámetros básicos para la implementación de la nómina electrónica y el Anexo técnico en el cual las empresas interesadas en desarrollar este mecanismo digital se deben basar técnicamente.
En esta Resolución se modifican los calendarios de implementación de la nómina electrónica y la fecha a partir de la cual se debe iniciar a generar electrónicamente el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.
