Ten en cuenta que a partir del 1 de Enero de 2027 no se podrán generar Facturas Electrónicas, Nóminas Electrónicas, POS Electrónico, Documento Soporte ni Eventos Previos a RADIAN si la licencia del Software World Office no se encuentra al día en soporte y renovación.
Después del primer año de licenciamiento inicial (fecha de adquisición), las actualizaciones tienen un costo anual del 15% sobre el valor de licenciamiento facturado antes de impuestos.
La empresa adquirió el software para 1 equipo el día 08 de julio de 2026 por un valor de $4.000.000. Para el cobro de actualización y soporte del año 2027 debes liquidar de forma proporcional 175 días correspondientes del 9 de julio de 2026 al 31 de diciembre de 2027.
| Valor del software x 15%4.000.000 x 15% | = | Valor Anual de la actualización600.000 |
| Valor Anual de la actualización / 365600.000 / 365 | = | Valor diario de la actualización1.644 |
| Valor diario de actualización x 1751.644 x 175 | = | Valor a pagar año 2027287.671 |
La empresa adquirió el software para 1 equipo el día 08 de Julio de 2025 por un valor de $ 4.000.000. Para el cobro de actualización y soporte del año 2027 debes liquidar el año completo de soporte puesto que el periodo anterior se cobró el valor proporcional hasta el año 2026 de tal forma que se cobran los 365 días del año 2027.
| Valor del software x 15%4.000.000 x 15% | = | Valor a pagar año 2027600.000 |
Licencias adicionales adquiridas después de la compra inicial: generan cobros independientes por el concepto de la licencia servidor y por la(s) licencia(s) adicional(es):
Ejemplo:
La empresa adquirió el software para 1 equipo el día 08 de julio de 2025 por un valor de $ 4.000.000. Para el cobro de actualización y soporte del año 2027 debes liquidar el año completo de soporte puesto que el periodo anterior se cobró el valor proporcional hasta el año 2026 de tal forma que se cobran los 365 días del año 2027.
| Valor del software x 15%4.000.000 x 15% | = | Valor a pagar año 2026600.000 |
El día 16 de agosto de 2026 adquirieron 3 licencias adicionales por un valor de 1.050.000 Para el cobro de actualización y soporte del año 2027 debes liquidar de forma proporcional 135 días correspondientes del 17 de agosto 2027 al 31 de diciembre de 2027.
| Valor licencias adicionales x 15%1.050.000 x 15% | = | Valor a pagar año 2027157.500 |
| Valor licencias adicionales / 365157.500 / 365 | = | Valor diario actualización431.5 |
| Valor diario actualización x 135431.5 x 135 | = | Valor actualización licencias adicionales58.253 |
Por lo tanto el valor total a pagar antes de impuestos es de:
| Valor licencias adicionales x 15%600.000 x 15% | + | Valor licencias adicionales58.253 | = | Valor a pagar año 2027658.253 |
Para el pago de actualización y soporte del año 2027 cuando se presenta cambio de versión en la proforma se van a presentar 2 cobros (el primero corresponde al valor cancelado por la primera licencia adquirida y el segundo cobro corresponde al valor que se pagó como excedente para el cambio de versión “Upgrade”):
Ejemplo
La empresa adquirió el software para 1 equipo el día 8 de julio de 2025 por un valor inicial ej: $290.000, Para el cobro de actualización y soporte del año 2027 debes liquidar el año completo de soporte puesto que el periodo anterior se cobró el valor proporcional hasta el año 2026 de tal forma que se cobran los 365 días del año 2027.
| Valor inicialmente cancelado290.000 x 15% | = | Valor a pagar año 202743.500 |
El 16 de agosto de 2026 realizó un cambio de versión por un valor $499.000 Para el cobro de actualización y soporte del año 2026 debes liquidar de forma proporcional 135 días correspondientes del 17 de agosto 2027 al 31 de diciembre de 2027.
| Valor cambio de versión X 15%499.000 | = | Valor a pagar año 202774.850 |
| Valor cancelado por cambio de versión / 36574.850 / 365 | = | Valor diario actualización205 |
| Valor diario actualización x 135205 x 135 | = | Valor actualización licencias adicionales27.675 |
Por lo tanto el valor total a pagar antes de impuestos es de:
| Valor actualización servidor inicialmente adquirido43.500 | + | Valor actualización cambio de versión27.684 | = | Valor total a pagar año 202771.181 |
*Independientemente del valor de la compra del aplicativo o si se recibió como obsequio, el cobro por renovación será del 15% sobre el valor base de renovación de $300.000
El aplicativo de facturación electrónica genera cobro de soporte y renovación independiente a la renovación del Software contable. Al momento de la adquisición del aplicativo se entrega a todos nuestros clientes una cotización en la cual se especifican todas las condiciones del contrato de licenciamiento del aplicativo, el cual se encuentra publicado en la página http://www.worldoffice.com.co/welcome/docs/wo_contratoFE.pdf. El cobro de la renovación se hará por cada aplicativo que se encuentre activo y se realizará de la siguiente manera:
| Valor base cobro de renovación | Valor renovación por cada aplicativo de Facturación Electrónica activo |
| $300.000 | $45.000 |
El aplicativo de Nómina electrónica genera cobro de soporte y renovación independiente a la renovación del Software contable. Al momento de la adquisición del aplicativo se entrega a todos nuestros clientes una cotización en la cual se especifican todas las condiciones del contrato de licenciamiento del aplicativo, el cual se encuentra publicado en la página https://www.worldoffice.com.co/welcome/docs/wo_licencia_aplicativo_NE.pdf El cobro de la renovación se hará por cada aplicativo que se encuentre activo y se realizará de la siguiente manera:
| Valor base cobro de renovación | Valor renovación por cada aplicativo de Nómina Electrónica activo |
| $300.000 | $45.000 |
El aplicativo de Eventos previos a RADIAN genera cobro de soporte y renovación independiente a la renovación del Software contable. Al momento de la adquisición del aplicativo se entrega a todos nuestros clientes una cotización en la cual se especifican todas las condiciones del contrato de licenciamiento del aplicativo, el cual se encuentra publicado en la página www.worldoffice.com.co/welcome/docs/wo_licencia_aplicativo_recepcion_FE.pdf El cobro de la renovación se hará por cada aplicativo que se encuentre activo y se realizará de la siguiente manera:
| Valor base cobro de renovación | Valor renovación por cada aplicativo de Eventos previos a RADIAN |
| $300.000 | $45.000 |
El aplicativo de RIPS genera un cobro de soporte y renovación independiente a la renovación del Software Contable. Al momento de la adquisición del aplicativo se entrega a todos nuestros clientes una cotización en la cual se especifican todas las condiciones del contrato de licenciamiento, el cual se encuentra publicado en la página: www.worldoffice.com.co/welcome/docs/wo_contrato.pdf
El cobro de la renovación se hará por cada aplicativo que se encuentre activo y se realizará de la siguiente manera:
| Valor base cobro de renovación | Valor renovación por cada aplicativo de RIPS |
| $500.000 | $75.000 |
World Office debe realizar de forma periódica actualizaciones tanto a la versión ejecutable como a las bases de datos donde se almacena la información, esto debido a que los sistemas operativos y sus correspondientes actualizaciones (servicie pack, etc.) van cambiando por ejemplo Windows 7, 8 y 10 ya que fue elaborado con herramientas anteriores y se necesita mantener y garantizar la compatibilidad, igualmente se debe hacer mantenimiento a dichas bases de datos del programa para estar a la vanguardia de los últimos cambios y evitar fallas que impidan el adecuado funcionamiento del software.
Así mismo es importante resaltar que el porcentaje que tu empresa paga por este concepto aporta para que World Office mejore cada día sus aplicaciones y tengas ventajas frente a tu competencia, teniendo la información al día para tu análisis, más y mejores herramientas que contribuyen en la gestión contable y administrativa de tu empresa.
Al momento de la adquisición del software se entrega a todos nuestros clientes una cotización en la cual se especifican todas las condiciones del contrato de licenciamiento de Software, el cual se encuentra publicado en la página www.worldoffice.com.co/welcome/docs/wo_contrato.pdf, en el momento en que se registró el pago se envió copia física y digital del mismo, también se encuentra en cargado en el aplicativo de instalación de Software, el cual es aceptado en el momento de la instalación.
En este valor no están incluidas reinstalaciones, traslados de equipos, reseteo de contraseña, configuración de escritorio remoto, visitas técnicas, revisión de información, desarrollos especiales, cambios de razón social, diseño de formatos personalizados, renovación del aplicativo de facturación electrónica.
En el formulario inicial del software (imagen 2) existe un link que al dar clic sobre él, automáticamente te lleva a una página de internet que muestra un archivo en formato PDF en el cual podrás ver tu estado de cuenta de forma detallada.
Puedes consultar tu proforma en nuestra página www.worldofficeonline.com en el banner principal.
Por motivos de agilidad y control, debes realizar tu pago mediante la opción de pagos online que se encuentra directamente en tu estado de cuenta (imagen 3). Por esta opción puedes utilizar tarjeta débito o crédito, o realizar el pago directamente de tu cuenta de ahorros o corriente mediante la página de tu banco.
También podrás realizar el pago en cualquier oficina de Bancolombia y Davivienda a nivel nacional presentando el documento de proforma, el cual debes imprimir en una impresora láser.
De no pagar el valor correspondiente, la empresa no tendrá ningún tipo de actualización del software, esto quiere decir que no tendrá acceso a las nuevas herramientas desarrolladas durante el año, asimismo a todos los cambios legales y tributarios en la contabilidad. Tampoco tendrás acceso a el soporte vía internet que se presta mediante nuestro centro de soporte www.worldofficeonline.com ni a las capacitaciones, boletines ni videos de actualización. World Office no genera bloqueo del programa por no realizar actualización del mismo.
El valor por concepto de actualizaciones y soporte se cobra 1 vez al año. El periodo a actualizar comprende del 1 de enero al 31 de diciembre de cada año y debes cancelarlo antes del comienzo del periodo causado es decir antes del 31 de diciembre de 2027
Después de realizar el pago puedes descargar tu factura aquí.
Si los datos de contacto no se encuentran correctos en esta proforma debes solicitar la actualización de datos mediante el correo contactenos@worldoffice.com.co adjuntando el RUT actualizado de tu empresa. En dos (2) horas hábiles luego de haber enviado el correo podrás consultar nuevamente la proforma.
Una vez realizado el pago, luego de dos horas hábiles quedarán activos los servicios de Facturación y nómina electrónica automáticamente y recibirás la factura electrónica de venta al correo registrado. No es necesario enviar comprobante de pago ni comunicarse por cualquiera de nuestros canales de atención.
Para actualizar el Software sigue los pasos de este video en caso de tener alguna dificultad se puedes conectar con un asesor especializado haciendo clic aquí
Después de realizar el pago puedes descargar tu factura aquí.
