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Preguntas frecuentes renovación de soporte y actualizaciones


Cuál es el porcentaje que debo pagar por concepto de actualizaciones y soporte y como fue liquidado

El porcentaje es del 15% sobre el valor inicial de compra del software más el 15% sobre el valor total de licencias adicionales compradas en el transcurso del año o años anteriores

Ejemplo 1: La empresa adquirió el software para 1 equipo el día 08 de Julio de 2016 por un valor de $4.000.000. Para el cobro de actualización y soporte del año 2017 se debe liquidar de forma proporcional 175 días correspondientes del 9 de julio de 2017 al 31 de diciembre de 2017.

Valor del software x 15%
4.000.000 x 15%
=
Valor Anual de la actualización
600.000
Valor Anual de la actualización / 365
600.000 / 365
=
Valor diario de la actualización
1.644
Valor diario de actualización x 175
1.644 x 175
=
Valor a pagar año 2017
287.671

Ejemplo 2: La empresa adquirió el software para 1 equipo el día 08 de Julio de 2015 por un valor de $ 4.000.000. Para el cobro de actualización y soporte del año 2017 se debe liquidar el año completo de soporte puesto que el periodo anterior se cobró el valor proporcional hasta el año 2016 de tal forma que se cobran los 365 días del año 2017.

Valor del software x 15%
4.000.000 x 15%
=
Valor a pagar año 2017
600.000

Ejemplo 3: Licencias adicionales adquiridas después de la compra inicial: se generan cobros independientes por el concepto de la licencia servidor y por la(s) licencia(s) adicional(es):

La empresa adquirió el software para 1 equipo el día 08 de Julio de 2015 por un valor de $ 4.000.000. Para el cobro de actualización y soporte del año 2017 se debe liquidar el año completo de soporte puesto que el periodo anterior se cobró el valor proporcional hasta el año 2016 de tal forma que se cobran los 365 días del año 2017.

Valor del software x 15%
4.000.000 x 15%
=
Valor a pagar año 2017
600.000

El día 16 de agosto de 2016 adquirió 3 licencias adicionales por un valor de 1.050.000 Para el cobro de actualización y soporte del año 2017 se debe liquidar de forma proporcional 135 días correspondientes del 15 de agosto 2017 al 31 de diciembre de 2017.

Valor licencias adicionales x 15%
1.050.000 x 15%
=
Valor a pagar año 2017
157.500
Valor licencias adicionales / 365
157.500 / 365
=
Valor diario actualización
431.5
Valor diario actualización x 135
431.5 x 135
=
Valor actualización licencias adicionales
58.253

Por lo tanto el valor total a pagar antes de impuestos es de:

Valor licencias adicionales x 15%
600.000 x 15%
+
Valor licencias adicionales
58.253
=
Valor a pagar año 2017
658.253

Ejemplo 4: Para el pago de actualización y soporte del año 2017 cuando se presenta cambio de versión en la proforma se van a presentar 2 cobros (el primero corresponde al valor inicialmente cancelado y el segundo cobro al valor que se pagó como excedente para el cambio de versión):

La empresa adquirió el software para 1 equipo el día 8 de julio de 2015 por un valor inicial ej: $290.000, Para el cobro de actualización y soporte del año 2017 se debe liquidar el año completo de soporte puesto que el periodo anterior se cobró el valor proporcional hasta el año 2016 de tal forma que se cobran los 365 días del año 2017.

Valor inicialmente cancelado
290.000 x 15%
=
Valor a pagar año 2017
43.500

El 16 de agosto de 2016 realizó un cambio de versión por un valor $499.000 Para el cobro de actualización y soporte del año 2017 se debe liquidar de forma proporcional 135 días correspondientes del 15 de agosto 2017 al 31 de diciembre de 2017.

Valor cambio de versión X 15%
499.000
=
Valor a pagar año 2017
74.850
Valor licencias adicionales / 365
74.850 / 365
=
Valor diario actualización
205
Valor diario actualización x 135
205 x 135
=
Valor actualización licencias adicionales
27.675

Por lo tanto el valor total a pagar antes de impuestos es de:

Valor actualización pago inicial
43.500
+
Valor actualización cambio de versión
27.684
=
Valor a pagar año 2017
71.181

¿Por qué pagar actualizaciones y soporte?

World Office debe realizar de forma periódica actualizaciones tanto a la versión ejecutable como a las bases de datos donde se almacena la información, esto debido a que los sistemas operativos y sus correspondientes actualizaciones (service pack, etc.) van cambiando por ejemplo Windows XP, Vista, 7 y 8 ya que fue elaborado con herramientas anteriores y se necesita mantener y garantizar la compatibilidad, igualmente se debe hacer mantenimiento a dichas bases de datos del programa para estar a la vanguardia de los últimos cambios y evitar fallas que impidan el adecuado funcionamiento del software.
Así mismo es importante resaltar que el porcentaje que su empresa paga por este concepto aporta para que World Office mejore cada día sus aplicaciones y usted tenga ventajas frente a su competencia, teniendo la información al día para su análisis, más y mejores herramientas que contribuyen en la gestión contable y administrativa de su empresa.
Al momento de la adquisición del software se entrega a todos nuestros clientes una cotización en la cual se especifican todas las condiciones del contrato de licenciamiento de Software, el cual se encuentra publicado en la página http://www.worldoffice.com.co/welcome/docs/wo_contrato.pdf,  en el momento en que se registró el pago se envió copia física del mismo, también se encuentra en cargado en el aplicativo de instalación de Software, el cual es aceptado en el momento de la instalación.

Imagen1


Que NO está incluido en dicho valor

En este valor no están incluidas reinstalaciones, traslados de equipos, reseteo de contraseña, configuración de escritorio remoto, visitas técnicas, revisión de información, etc.

Donde puedo ver mi estado de cuenta por concepto de actualizaciones y soporte

En el formulario inicial del software (imagen 2) existe un link que al dar clic sobre el automáticamente lo lleva a una página de internet que muestra un archivo en formato PDF en el cual podrá ver su estado de cuenta de forma detallada.

Imagen 2

Como puedo pagar el valor correspondiente a actualizaciones y soporte

Por motivos de agilidad y control usted debe realizar su pago mediante la opción de pagos online que se encuentra directamente en su estado de cuenta (imagen 3). Por esta opción puede utilizar tarjeta débito o crédito, o realizar el pago directamente de su cuenta de ahorros o corriente mediante la página de su banco.

Imagen 3

También podrá realizar el pago en cualquier oficina de Bancolombia a nivel nacional presentando el documento de proforma, el cual se debe imprimir en una impresora láser.

Qué pasa si no pago el valor de actualización y soporte

De no pagar el valor correspondiente, la empresa no tendrá ningún tipo de actualización del software, esto quiere decir que no tendrá acceso a las nuevas herramientas desarrolladas durante el año, asimismo a todos los cambios legales y tributarios en la contabilidad. Tampoco tendrá acceso a el soporte vía internet que se presta mediante nuestro centro de soporte www.worldoffice.com.co/soporte  ni a las capacitaciones,  boletines ni videos de actualización.

World Office no genera bloqueo del programa por no realizar actualización del mismo.

Cada cuanto se cobra dichas actualizaciones y soporte

El valor por concepto de actualizaciones y soporte se cobra 1 vez al año. El periodo a actualizar comprende del 1 de enero al 31 de diciembre de cada año y se debe cancelar antes del comienzo del periodo causado es decir antes del 31 de diciembre de 2017.

Después de realizar el pago puede descargar su factura aquí.

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