Software Contable World Office
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Requires Windows 7, Windows 8, Windows 10, Windows server 2008 r2, Windows server 2012
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World Office
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IMPLEMENTA LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA DE LA DIAN DE MANERA SIMPLE

En World Office ya estamos listos
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¿Sabes qué es la Factura Electrónica?

La Factura Electrónica es un documento que soporta las transacciones de venta de bienes y/o servicios, es generada y entregada de manera electrónica, reemplazando el uso tradicional en papel, pero manteniendo los mismos efectos impositivos y legales vigentes.

Implementar la Facturación Electrónica mejorará los procesos internos en tu organización, haciéndolos más productivos. Estudios demuestran que facturar electrónicamente es mucho más barato. Se reducen costos hasta del 80 % comparado con el proceso tradicional de la factura en medio físico.

World Office Qué Es

¿Qué necesitas para implementar la Facturación Electrónica?

Con World Office tienes Software Contable y también la Facturación Electrónica de manera integrada, automática y sin intermediarios.

World Office está preparado técnicamente para generar facturas y demás documentos electrónicos, cumpliendo con las exigencias del gobierno nacional en cuanto a la expedición, recibo, aceptación o rechazo y conservación de documentos.

¿Cómo es el proceso de Facturación Electrónica en World Office?

Solamente tendrás que facturar los bienes y/o servicios que tu empresa ofrece, y al finalizar tu factura podrás emitir automáticamente la Factura Electrónica con un clic.

Olvídate del formato XML, la generación del CUFE, la firma digital, el código QR, la integración con la DIAN y todos los requisitos técnicos solicitados para facturar electrónicamente, World Office hace todo esto por ti.

Todos tus clientes recibirán vía E-mail la factura en formato XML firmada digitalmente y su representación gráfica en PDF tal como lo exige la DIAN, así mismo recibirás de forma automática el acuse de recibo de tu cliente y sabrás si fue aprobada o rechazada.

Al mismo tiempo tendrás actualizado los inventarios, impuestos y toda la información contable sin hacer nada adicional.

World Office Proceso

Puntos importantes al momento de generar la factura electrónica de venta

  1. 1.La factura electrónica de venta se debe expedir en el mismo instante de la venta, por ejemplo, si una persona adquiere una prenda de vestir en un almacén y el pago lo realiza el día de hoy a las 10:30am en ese mismo instante (10:30 am de hoy) se le debe expedir la factura electrónica de venta.
  2. 2.De acuerdo a lo establecido por la Resolución 0042 de 2020 la información que se debe solicitar al adquiriente de los productos y/o servicios es la siguiente:
    • a.Se deberá solicitar a la persona que físicamente hace la compra los apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria – NIT a nombre de quien se le debe expedir la factura electrónica de venta.
    • b.Si la persona no entrega el número de NIT del adquiriente de los productos y/o servicios deberá informar sus propios nombres y apellidos y su número de identificación.
    • c.Si la persona no entrega ninguno de los datos descritos en los puntos a y b se deberá registrar el adquiriente como “consumidor final” con el número de identificación “222222222222”.
    • d.Solo si la venta se realiza fuera de la sede del negocio, oficina o local del facturador electrónico se deberá registrar la dirección del lugar de entrega del bien y/o prestación del servicio. (Este es el único caso en que se debe solicitar la dirección del adquiriente).
    • e.Correo electrónico a donde el adquiriente desea se envíe la factura electrónica de venta.
    • f.Si la persona no proporciona el correo electrónico a donde desea se le envíe la factura electrónica de venta, igualmente se debe realizar el proceso de envío electrónico de la transacción a la DIAN utilizando el correo electrónico del facturador y realizar la entrega de la representación gráfica al adquiriente.
    • g.De acuerdo a lo anterior se puede concluir que al adquiriente de los productos o servicios se le deben solicitar únicamente tres datos:
    • -Nombre y apellidos o razón social
    • -Número de identificación
    • -Correo electrónico

    Exigir datos adicionales o solicitar documentos al adquiriente (Rut, cédula de ciudadanía, certificado de constitución y representación legal etc.) conlleva al incumplimiento de las normas vigentes.

    De acuerdo a la DIAN el adquiriente a quien se le exijan requisitos adicionales a los mencionados anteriormente no se encuentra en la obligación de entregarlos y deberá exigir al facturador electrónico realice la expedición de la factura con el cumplimiento establecido por la DIAN.

  1. 1.Expedir la factura electrónica de venta o documento equivalente sin dilación, es decir, en el momento en que se realiza la venta del bien o la prestación del servicio.
  2. 2.Para expedir la factura electrónica de venta solicitar al adquiriente única y exclusivamente los siguientes datos:
  3. -Número de identificación
  4. -Nombre y apellidos o razón social
  5. -Correo electrónico
  6. 3.Si el adquiriente no entrega ninguno de los datos descritos en el numeral 2 se deberá registrar el adquiriente como “consumidor final” con el número de identificación 222222222222.
  7. 4.NO solicitar datos adicionales o solicitar documentos al adquiriente (Rut, cédula de ciudadanía, certificado de constitución y representación legal etc.) para la expedición de la factura electrónica de venta.
  8. 5.NO solicitar al adquiriente que para generar la factura electrónica de venta debe ingresar a plataformas especiales, enviar mensajes a correos electrónicos específicos, acceder a códigos QR para solicitarla, diligenciar formatos para el posterior envío de la factura electrónica o exigirle que debe realizar cualquier otro tipo de procedimiento.
  9. 6.Si la persona no proporciona el correo electrónico a donde desea se le envíe la factura electrónica de venta, igualmente se debe realizar el proceso de envío electrónico de la transacción a la DIAN utilizando el correo electrónico del facturador y realizar la entrega de la representación gráfica al adquiriente.
  10. 7.Expedir tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S solo si la venta del bien y/o servicio es inferior a cinco (5) UVT $212.060 (año 2023) por cada documento equivalente P.O.S. que se expida, sin incluir el importe de ningún impuesto. Si el valor es inferior a las (5) UVT y si el adquiriente del bien y/o servicio exige la expedición de la factura electrónica de venta, el facturador deberá expedirla.
  1. 1.Expedir la factura electrónica de venta o documento equivalente posterior al momento en que se realiza la venta del bien o la prestación del servicio.
  2. 2.Solicitar al adquiriente datos adicionales a:
  3. -Número de identificación
  4. -Nombre y apellidos o razón social
  5. -Correo electrónico
  6. 3.Si el adquiriente no entrega ninguno de los datos descritos en el numeral 2 negarle al adquiriente la expedición de la factura electrónica de venta.
  7. 4.Solicitar documentos al adquiriente para expedir la factura electrónica de venta (Rut, cédula de ciudadanía, certificado de constitución y representación legal etc.)
  8. 5.Si el adquiriente no informa el correo electrónico negarle la expedición de la factura electrónica de venta.
  9. 6.Expedir tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S, aunque el valor de la venta del bien y/o servicio sea superior a cinco (5) UVT $212.060 (año 2023) por cada documento equivalente P.O.S. que se expida, sin incluir el importe de ningún impuesto.
  10. 7.Al momento de generar tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S NO expedir la factura electrónica de venta, aunque el valor es inferior a las (5) UVT y el adquiriente del bien y/o servicio haya solicitado su expedición.
  11. 8.Informar al adquiriente que para generar la factura electrónica de venta debe ingresar a plataformas especiales, enviar mensajes a correos electrónicos específicos, acceder a códigos QR para solicitarla, diligenciar formatos para el posterior envío de la factura electrónica o exigirle que debe realizar cualquier otro tipo de procedimiento.

DOCUMENTO EQUIVALENTE A LA FACTURA DE VENTA:

DEFINICIÓN: El documento equivalente a la factura de venta es el documento que reemplaza a la factura de venta en los casos en que la norma expresamente lo señala

El documento equivalente más utilizado es el tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S.: Este documento lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar; salvo que la venta sea superior a 5 UVT y que el adquiriente del bien y/o servicio exija la expedición de la factura de venta, caso en el cual se deberá expedir factura electrónica de venta.

Es importante aclarar que los documentos equivalentes a la factura de venta no tienen nada que ver con el documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar.

De acuerdo a lo establecido por el artículo 1.6.1.4.6. del Decreto 1625 de 2016 los documentos equivalentes a la factura electrónica de venta son:

  1. 1.El tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S.
  2. 2.La boleta de ingreso al cine.
  3. 3.El tiquete de transporte de pasajeros.
  4. 4.El extracto
  5. 5.El tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros.
  6. 6.El documento en juegos localizados.
  7. 7.La boleta, fracción, formulario, cartón, billete o instrumento en juegos de suerte y azar diferentes de los juegos localizados.
  8. 8.El documento expedido para el cobro de peajes.
  9. 9.El comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores.
  10. 10.El documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities.
  11. 11.El documento expedido para los servicios públicos domiciliarios.
  12. 12.La boleta de ingreso a espectáculos públicos.
  13. 13.El documento equivalente electrónico.

DIFERENCIAS: El tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S no otorga derecho a solicitar impuestos descontables, costos y deducciones mientras que las facturas electrónicas si otorgan el derecho.

El tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S es físico, mientras que la factura electrónica de venta es digital (Archivo XML).

El tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S se entrega físicamente, mientras que la factura electrónica de venta se envía electrónicamente solo en casos particulares se debe imprimir la representación gráfica para entregarla al comprador.

En el tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S NO es obligatorio que contenga el nombre del adquirente o comprador y el número de identificación, mientras que la factura electrónica de venta si debe incluir esta información.

El sistema P.O.S es un sistema de facturación por puntos de venta (Point Of Sale), en donde se coloca un sistema de facturación en cada punto de venta o caja conectado a un sistema central de control. El sistema está compuesto por un hardware o computador, y un software que realiza el proceso de facturación junto con el manejo del inventario.

Aunque se conoce como sistema de facturación el documento que genera no cumple con las características de la factura, sino que es un documento equivalente a la factura de venta, en tanto faltan datos esenciales para que se constituya en factura como es la identificación del cliente (nombre y Nit).

La resolución 001092 de Julio 1 de 2022 estableció que:

  1. 1.De acuerdo al calendario que veremos más adelante las empresas y personas que generen tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S lo podrán hacer siempre y cuando el valor de la venta de los productos y/o servicios no supere las a cinco (5) UVT $212.060 (año 2023) por cada documento equivalente P.O.S. que se expida, sin incluir el importe de ningún impuesto.
  2. 2.Cuando la venta sea igual o inferior a las a cinco (5) UVT $212.060 (año 2023) por cada documento equivalente P.O.S. que se expida, sin incluir el importe de ningún impuesto y el adquiriente solicite la factura electrónica de venta el facturador tendrá la obligación de expedirla.
  3. 3.Calendario establecido.
Grupo Fecha Máxima
Grandes contribuyentes. 1 de febrero de 2023
Declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios, declarantes de ingresos y patrimonio, (no grandes contribuyentes). 1 de abril de 2023
No declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios. 1 de mayo de 2023
Demás sujetos que no entren en las categorías anteriores. 1 de junio de 2023

Así podrás consultar el estado de cada documento electrónico emitido:

World Office te permite seguir la evolución del flujo de facturación en cada una de sus etapas. Los usuarios podrán observar el estado de aprobación de todas las facturas en tiempo real.

Beneficios de la Solución de Facturación Electrónica de World Office

  • Al ser una solución completamente integrada con el software contable, ofrece altos estándares de seguridad e integridad de la información.
  • Emisión de documentos electrónicos completamente automático, no se requiere procesos adicionales.
  • Gestiona tanto la emisión como la recepción de Factura Electrónica.
  • Permite la emisión de facturas en modo de contingencia.
  • Permite simplificar y hacer más eficientes los procesos empresariales.
  • Es una solución flexible, se ajusta a los formatos de impresión personalizados de cada empresa.
  • Su empresa ahorrará costos en inversiones técnicas: migraciones de datos, interfaces con otras plataformas, adquisición de módulos o soluciones de terceros, compra de certificado digital, etc.
  • Ante cualquier cambio en la legislación, cuenta con soporte y actualizaciones directamente con World Office.

¿Cuánto cuesta implementar la Facturación Electrónica con World Office?

Como siempre, World Office te ha brindado los mejores precios en todas las aplicaciones contables, administrativas y financieras. En Facturación Electrónica no será la excepción. A continuación podrás observar la diferencia en costos implementando la Facturación Electrónica directamente con World Office, frente a lo que te costaría por medio de otro proveedor tecnológico o un tercero

World Office Costos

*World Office como Proveedor Tecnológico firma digitalmente, en caso de requerirse un certificado digital a nombre de la empresa, debe adquirirlo por separado.

¿Quiénes deben implementar la Facturación Electrónica y desde cuándo?

De acuerdo con el decreto 2242 de 2015, la Resolución 0019, la Ley 1819 de 2016 y la Resolución 0072 de 2017, los contribuyentes en Colombia que tengan la obligación de declarar y pagar el Impuesto a las Ventas (IVA) y/o Impuesto al Consumo, estarán obligados a generar y transmitir electrónicamente a la DIAN: Facturas de Venta, Notas Débito y Notas Crédito a partir del 1 de Enero de 2019. Así mismo, en los años 2017 y 2018 únicamente estarán obligados los contribuyentes que hayan sido seleccionados por la DIAN para tal fin y los que voluntariamente se acojan a este modelo.

Preguntas Frecuentes

Resuelve tus dudas acerca de la Facturación Electrónica y la implementación con World Office por medio de nuestra selección de preguntas frecuentes planteadas por los usuarios.

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Lo que dicen los medios

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Lunes 27 de agosto de 2018 Facturación Electrónica - Obligatoria en 2019 Canal 1 - Colombia

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Preguntas Frecuentes

Resuelve tus dudas acerca de la Facturación Electrónica y la implementación con World Office por medio de nuestra selección de preguntas frecuentes planteadas por los usuarios.

Es la certificación por parte del adquiriente, sobre la aceptación o rechazo del documento emitido electrónicamente

Al momento de emitir el documento electrónico, se enviará un mail, donde se envía la representación gráfica y el archivo xml de dicho documento electrónico. Además de esto, el cliente encontrará una opción donde podrá realizar dicho acuse.

El adquiriente de el cliente a quien se está facturando dicho documento.

El procedimiento para activar e implementar la Facturación Electrónica en World Office es ágil y sencillo. Una vez cuente con la obligación 37 en el RUT y una resolución de facturación bajo la modalidad electrónica autorizada por la DIAN, el proceso de implementación se realiza mediante asistentes de configuración y dura aproximadamente 2 horas.

Es un instrumento utilizado para firmar cada uno de los documentos (transacciones) electrónicos que se emitan. Dicha firma digital trae de manera escriptada la entidad emisora del documento.

World Office como Proveedor Tecnológico firma digitalmente los documentos, por tal motivo no necesita adquirir un certificado digital. En caso de requerirse un certificado digital a nombre de la empresa, debe adquirirlo por separado.

El emisor es aquella persona que emite el documento de forma electrónica, es decir, la persona que está facturando.

El facturador electrónico, es aquella persona obligada a facturar de manera electrónica. Es decir, todos los contribuyente que tienen la obligación de facturar electrónicamente, son facturadores electrónicos.

Son diferentes. El facturador electrónico es el contribuyente obligado a facturar electrónicamente, mientras que el proveedor tecnológico es la entidad autorizada por la DIAN para prestar los servicios de factura electrónica.

Es una versión comprensible del documento electrónico, donde se muestra la información en un formato similar al de un documento físico. Generalmente en archivo PDF e incluye el código QR que sirve de soporte y validación de la transacción electrónica.

Cada usuario puede personalizar el formato de facturas, notas débito y crédito según su necesidad por medio de nuestro diseñador de documentos.